Domande frequenti sulle segnalazioni Whistleblowing

COME POSSO EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE ATTRAVERSO IL CANALE INTERNO ISTITUITO DA VITAKRAFT?

Le segnalazioni whistleblowing interne possono essere effettuate attraverso la piattaforma web OUR WHISTLEBLOWING, raggiungibile collegandosi al sito della Società al seguente link

COSA SI PUÒ SEGNALARE?
Solo la segnalazione di uno degli illeciti previsti dalla norma, garantisce al Segnalante di poter godere delle tutele previste dal Decreto Whistleblowing (Decreto Lgs. 24/2023).

E’ possibile segnalare:
1) Violazione delle disposizioni normative nazionali.
In tale ambito vi rientrano: i) gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi da quelli qualificabili come violazioni del Diritto UE; ii) condotte illecite integranti i reati presupposto per l’applicazione del Decr. Lgs. 231/01, identificati nella Parte Speciale B) del MOG; iii) le violazioni del MOG, relative a tutti gli aspetti organizzativi e procedurali aziendali ivi definiti;

2) Violazione della normativa europea
In tale ambito vi rientrano: i) gli illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione, relativa ai seguenti settori:
– contratti ed appalti pubblici;
– servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
– sicurezza e conformità dei prodotti;
– sicurezza dei trasporti;
– tutela dell’ambiente;
– radioprotezione e sicurezza nucleare;
– sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
– salute pubblica;
– protezione dei consumatori;
– tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

1. ii) gli atti o le omissioni che ledono gli interessi finanziaria dell’UE; iii) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, ivi ricomprese le violazione delle norme UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società; iv) gli atti o i comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione indicate ai punti precedenti.

COSA NON PUÒ ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE?
Non possono essere oggetto di Segnalazione:
– le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate. Ad esempio: sono escluse le segnalazioni inerenti vertenze di lavoro, discriminazione tra colleghi, conflitti interpersonali tra il segnalante e un altro lavoratore o i propri superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società.

– le segnalazioni di violazioni già disciplinate in via obbligatoria. Si pensi alle procedure di segnalazione in materia di abusi di mercato disciplinate dalla normativa di settore, parimenti a quelle previste in materia di violazioni nel settore bancario, alle procedure definite per le segnalazioni all’Autorità di Vigilanza.

– le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto (derivato pertinente) dell’Unione europea. La sicurezza nazionale è di competenza esclusiva degli Stati membri dell’UE e quindi è esclusa dalla Direttiva 1937/2019 e di conseguenza dal Decreto Whistleblowing che ne costituisce attuazione.

CHI PUÒ FARE UNA SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING?
Possono segnalare attraverso canale interno istituito da VITAKRAFT i seguenti soggetti:
– lavoratori subordinati di VITAKRAFT: ovvero tutti coloro che sono titolari di un rapporto di lavoro a tempo indeterminato, a tempo determinato, a tempo parziale e/o intermittente, di somministrazione, di apprendistato e/o di lavoro accessorio, nonché i titolari di un rapporto di lavoro occasionale;
– lavoratori autonomi e/o prestatori d’opera che svolgono la loro attività presso VITAKRAFT;
– collaboratori autonomi, che erogano una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale (ad esempio: agenti, rappresentanti di commercio, …);
– liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso VITAKRAFT;
– volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la loro attività presso VITAKRAFT;
– persone con funzione di amministrazione, direzione, controllo e vigilanza o rappresentanza di VITAKRAFT, anche se esercitate in via di mero fatto;
– lavoratori e/o collaboratori di enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi (ad esempio: fornitori, appaltatori, sub appaltatori di VITAKRAFT).

QUALI SONO LE TUTELE PREVISTE PER IL SEGNALANTE?
Le segnalazioni whistleblowing, ove correttamente effettuate, accedono alle seguenti tutele previste dal Decreto Whistleblowing:

• Garanzia del rispetto dell’obbligo di riservatezza in merito all’identità del segnalante e delle persone coinvolte nella segnalazione;
• Adozione di misure di sicurezza informatica nella istituzione del canale interno di segnalazione, a garanzia dell’obbligo di riservatezza e della tutela dei dati personali;
• Tutela del diritto alla protezione dei dati personali;
• Tutela del segnalante da qualsiasi forma di ritorsione.

DA CHI È GESTITO IL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA?
VITAKRAFT ha affidato la gestione del proprio canale di segnalazione interna all’Organismo di Vigilanza di VITAKRAFT ITALIA S.p.a., organismo autonomo ed indipendente e specificamente formato anche per la gestione del canale di segnalazione in conformità al Decr. Lgs 24/2023.

CHI PUÒ VISUALIZZARE L’IDENTITÀ DEL SEGNALANTE ED IL CONTENUTO DELLA SEGNLAZIONE?
L’identità del Segnalante, ove dichiarata, ed il contenuto della segnalazione, possono essere visualizzate nel rispetto della massima riservatezza all’Organismo di Vigilanza di VITAKRAFT ITALIA S.p.a. a cui è stata affidata la gestione della piattaforma web OUR WHISTLEBOLOWING (canale interno di segnalazione). Avrà accesso alla piattaforma OUR WHISTLEBLOWING anche l’amministratore del sistema informatico, nonché eventuali altre Funzioni aziendali, ma solo ove espressamente a ciò autorizzate.
Nel caso in cui il Gestore delle segnalazioni, al fine di poter dar seguito alle medesime, ritenga necessario dover condividere l’identità del segnalante con persone diverse da quelle autorizzate, potrà farlo solo se il Segnalante fornisca espressamente il proprio consenso alla comunicazione.

COME VIENE GESTITA LA SEGNALAZIONE?
Il Gestore delle segnalazioni interne, ricevuta la Segnalazione, anche se anonima, provvede, mediante la piattaforma informatica, a:
– rilasciare al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
– mantenere un dialogo con il Segnalante ed eventualmente richiedere integrazioni;
– dare un corretto Seguito alla Segnalazione, comunicando gli esiti della valutazione effettuata circa la sussistenza dei requisisti essenziali della segnalazione, al fine di determinarne l’ammissibilità in base ai criteri di Legge e poter così accordare al segnalante le misure di tutela, nonché dell’attività istruttoria e delle eventuali misure adottate;
– fornire Riscontro al Segnalante entro il termine di tre mesi.

COME VENGONO GESTITI I MIEI DATI PERSONALI?
Il trattamento dei dati che deriva dall’attuazione del processo di gestione delle segnalazioni interne, è progettato ed avviene in conformità alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Decr. Lgs.196/2003, così come modificato dal D. Lgs 101/2018, Regolamento (UE) n. 2016/679). L’informativa redatta, ai sensi dell’art. 13 del Reg UE 679/2016, da VITAKRAFT, quale Titolare del trattamento dei dati, è pubblicata sul sito web di VITAKRAFT.